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Stakeholder Analysis

In der Prozessgestaltung ist es wie beim Sportrudern: Sitzen die richtigen Leute mit dem gleichen Ziel im Boot, sind sie ein unschlagbares Team.

In der Stakeholder Analysis wird festgelegt, welche Personen und Gruppen die Prozessgestaltung beeinflussen können und von dieser betroffen sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Personen im «Boot» sind und gezielte Massnahmen für den erfolgreichen Abschluss der Prozessgestaltung getroffen werden können.

Die Stakeholder Analysis ermöglicht zusätzlich die Identifizierung von gemeinsamen Interessen oder zeigt einen herrschenden Konflikt auf. Das Ziel ist es, die Menschen zu mobilisieren und sie auf einen «guten Weg» zu bringen.

Tragen Sie das Ergebnis folgender Rechnung ein:

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Projektstrukturplan

Der Schlüssel für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts ist die Struktur des Projektmanagements.

Durch einen objektorientierten Projektstrukturplan kann das Gesamtprojekt in kleinere, leicht überschaubare Aktivitäten unterteilt werden. Dies hilft Komplexität zu reduzieren und das Projekt in den Griff zu bekommen. Die bessere Struktur schafft zudem Transparenz und ermöglicht es, das Projekt erfolgreich zu planen und zu steuern.

Tragen Sie das Ergebnis folgender Rechnung ein:

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Kostentrendanalyse

«Einfach die Kosten unter Kontrolle»

Die Kosten im Projekt lassen sich mit wenig Aufwand steuern. Mit einer einfachen Methode können Kursabweichungen frühzeitig entdeckt und die notwendigen Massnahmen im richtigen Moment ergriffen werden.

«Inwieweit man etwas unter Kontrolle hat, hängt von der Messung ab.» De Marco

So wird’s gemacht

Der Aufbau einer Kostentrendanalyse ist sehr ein|fach und wird in einem Kurvendiagramm dargestellt.

  1. Zum Startzeitpunkt werden die Kosten der Arbeitspakete eingezeichnet (Y-Achse)
  2. Zu jedem Berichtzeitpunkt (X-Achse) wird die neue Schätzung ermittelt und in das Diagramm eingetragen

Bei geradem Verlauf der Linie sind die Kosten gemäss Planung. Verläuft die Line nach oben, zeigt dies eine negative Kostenabweichung. Verläuft die Line nach unten, werden die geplanten Kosten unterschritten.

Tragen Sie das Ergebnis folgender Rechnung ein:

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SIPOC-Methode

«Bestimmen Sie den richtigen Fokus bei der Workflowgestaltung»

Kommen Ihnen unangenehme Diskussionen zum Projektabschluss einer Workflowgestaltung bekannt vor? Aus Ihrer Sicht fehlen plötzlich Anforderungen an den Prozess? Nicht selten kommen derartige Einwände aus heiterem Himmel. Mit der SIPOC- Methode könnten Sie von Anfang an auf den richtigen Fokus bei der Workflowgestaltung setzen und den richtigen Prozessumfang und die Prozessgrenzen bestimmen.

Wie wird vorgegangen?

Die SIPOC – Methode lässt sich in unterschiedlicher Form anwenden: Als Excel-Tabelle oder als handgeschriebene Tabelle auf einem Flipchart unter Verwendung von Karten oder Post-It-Zetteln.

Schritt 1

Am einfachsten ist es, wenn man mit der Auflistung der Prozessschritte beginnt. Es sollten nicht mehr als 5-8 Prozessschritte aufgeführt werden. Das Ziel ist es, einen groben Überblick zu erhalten.

Tipps:

  • Immer zuerst den Start und das Ende des Prozesses definieren. Dies unterstützt die Abgrenzung der Prozessketten.
  • Subprozess oder Ja/Nein-Verzweigungen werden hier nicht erstellt. Dies folgt erst in der Analyse-Phase.

Schritt 2

Fügen Sie die übrigen Informationen zeilenweise für jeden einzelnen Prozessschritt in folgender Reihenfolge hinzu:

  • Output
  • Kunde
  • Input
  • Lieferant

Tipps:

  • Beenden Sie die Analyse erst wenn alle im Arbeitsteam einverstanden sind, weil sonst in der Detailausarbeitung Missverständnisse entstehen können.

Ihr Nutzen

Durch das strukturierte Vorgehen beim Erstellen einer SIPOC wird im Team darüber Einigkeit erzielt, was zu dem Prozess gehört und was nicht. Das einheitliche Verständnis des Prozesses, die Definition des Inputs & Outputs, die Bestimmung der Input-Lieferanten sowie die wichtigsten Prozessschritten werden festgelegt. Der richtige Fokus, der Projektumfang und die Projektgrenzen sind ebenfalls definiert.

Tragen Sie das Ergebnis folgender Rechnung ein: