«Es existiert ein Arbeitsablauf und keiner beteiligt sich daran…»

Wer kennt es nicht: Arbeitsläufe, die viel Zeit benötigen – und gerade dann, wenn die Zeit knapp ist. Muss das so sein? Nein, es gibt viele Beispiele, die zeigen, dass Abläufe bedürfnisorientiert gestaltet werden können.

Bekannte Situationen

Oft kann man nicht VERSTEHEN, warum der Arbeitslauf so gestaltet ist, wie er ist. Deshalb werden Abkürzungen genommen. Die Abkürzungen werden entdeckt und es werden neue Regeln und Kontrollen geschaffen, um die Einhaltung des Arbeitsablaufs sicherzustellen. Die zusätzlichen Kontrollmechanismen machen aber die Arbeitsabläufe nicht einfacher und sorgen für zusätzlichen Aufwand.

«Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des anderen zu verstehen.» Henry Ford

Bei der Mission «Gestaltung der Geschäftsprozesse» geht es darum, die Bedürfnisse der Betroffenen in eine Form des Zusammenspiels zu bringen. Diese Form soll die Beteiligten über die Abteilungsgrenzen hinaus in ihrer täglichen Arbeit unterstützten. Der erste Schritt dazu besteht darin, das gleiche Verständnis des Betrachtungsfeldes und ein gemeinsames Ziel zur Gestaltung des Geschäftsprozesses zu formulieren und festzulegen (Problemraum, Stakeholderanalyse ect.).

Um das gleiche Verständnis zu erreichen, müssen die verschiedenen Betrachtungsweisen möglichst frei von Wertung und Standardurteilen aufgenommen und einfach erfasst werden. Folgende Fragen sind von zentraler Bedeutung:

• Wie erleben die Prozessbeteiligten ihr Arbeitsfeld?
• Wie gehen sie damit um? Was sagen sie dazu?
• Was denken sie möglicherweise und warum sprechen sie gewisse Sachverhalte nicht an? Welche Sachverhalte sind problematisch?

Natürlich gehört Recherche und die Sammlung von Fakten dazu. Wir gewinnen in diesem Schritt zahlreiche Einsichten und entwickeln neue Blickwinkel auf die Gestaltung des Geschäftsprozesses.

Empfehlungen, Erfahrungen und Tipps

• Bei der Gestaltung des Geschäftsprozesses sollte jede Funktion des Prozesses vertreten sein.
• Die Formulierung des Betrachtungsfeldes und das Ziel der Gestaltung des Prozesses sollte nicht mehr als ein einseitiges Dokument ergeben.
• Im ersten Schritt werden die verschiedenen Betrachtungsweisen und nicht die Problemlösung dargestellt.

Aus diesen Betrachtungsweisen und Fakten können Geschäftsprozesse gestaltet werden, die den Betroffenen gerecht werden. So lassen sich Prozesse gestalten, die begeistern!